Siden oppstarten i 2013 har Besikta Bilprovning vokst raskt. Kjeden har i dag 200 inspeksjonsstasjoner fordelt på 164 steder i Sverige, noe som gjør den til et av de største i bransjen. I en så stor og spredt organisasjon foretas det naturligvis et stort antall innkjøp.

– Det omfatter alt fra skruer og mutre til betaling for forretningsreiser, markedsføring og forbruksmateriell. Alle innkjøp styres etter en bestemt matematisk modell, og den enkelte stasjonssjef er ansvarlig for lokale innkjøp, sier Sophia Palebo, økonomisjef i Besikta Bilprovning.

Det er stor forskjell sammenlignet med for et par år siden. Det som da var en treg og uoversiktlig innkjøpsprosess, har blitt et effektivt digitalt maskineri der alle transaksjoner kan spores i sanntid.

Mye papirarbeid

– Tidligere foregikk all korthåndtering på papir, nye leverandører ble lagt til manuelt etter innkjøp, og alle søknader om firmakort måtte attesteres av administrerende direktør. I tillegg til at det gikk tregt, var det vanskelig å få god oversikt over leverandører, kvitteringer og kort, forteller Sophia Palebo.

Lislott Fraser Borglin, regnskapssjef i Besikta Bilprovning, er enig.

– Tidligere ble ikke kjøp med kredittkort håndtert i vårt eksisterende lønnssystem, og det fantes heller ingen fotodokumentasjon av kvitteringer, noe som gjorde behandlingen langsom og usikker, sier hun.

På begynnelsen av 2022 ble det besluttet å omstrukturere innkjøpsprosessen med en ny innkjøpsmatrise og samtidig finne en betalingsløsning som ga full kontroll og minimerte papirarbeidet. Valget falt på Eurocard.

– Kravet var at våre nye firmakort skulle være koblet til en sentral portal, og at alle transaksjoner skulle kunne overvåkes i sanntid. Dessuten ønsket vi å kunne håndtere bilder av kvitteringer og koble transaksjonene automatisk til lønnssystemet for videre regnskapsføring, sier Sophia Palebo.

"En betydelig forskjell"

I dag har alle stasjonssjefene sitt eget Eurocard firmakort, og kortene er lagt inn i Eurocard Portal. Kortadministratorene i Besikta kan se hvilke kort som tilhører hvem, legge til og fjerne kort og justere kjøpsgrensene for de enkelte kortene.

Det har også blitt mye enklere for kortinnehaveren.

– Etter et kjøp registrerer kortinnehaveren utlegget digitalt, og dette blir deretter attestert av en leder og til slutt godkjent av økonomiavdelingen sammen med den fysiske kvitteringen. Jeg får også automatiske varsler når en kortinnehaver har behov for å legge til en ny leverandør eller ønsker å endre bruksgrensen i et kort, sier Sophia Palebo og fortsetter:

– Denne nye måten å jobbe med Eurocard Portal på har gitt oss full kontroll, takket være oversikten over alle transaksjoner, fakturaer og leverandører. Det er en betydelig forskjell sammenlignet med hvordan vi jobbet før.

Også et virtuelt kort

Besikta Bilprovning har i tillegg supplert de fysiske firmakortene med et virtuelt firmakort.

– Vi bruker det til å betale for kjøp i digitale medier på nett, for eksempel annonser på Facebook og Google, sier Lislott Fraser Borglin, som administrerer det virtuelle kortet.

– Det virtuelle firmakortet er også lett å dele med kolleger, samtidig som jeg beholder kontrollen, siden det er jeg som godkjenner hvert kjøp med BankID. I tillegg får jeg alle transaksjoner samlet på én faktura hver måned, sier hun.

Om Besikta Bilprovning

Besikta Bilprovning er en av Sveriges største bedrifter innen periodeinspisering og testing av bil, motorvogner, campingvogner og tilhengere.