I Eaterygruppen hører haugevis av papirkvitteringer og omstendendelig utleggshåndtering fortiden til. Med nye firmakort og smarte kvitteringer tok de tilbake kontrollen og reduserte samtidig administreringen betydelig.
Da Anders Sandkvist Pätsi tok over som finansdirektør i mat- og konferanseselskapet Eatery sensommeren 2022, reagerte han på hvor vanskelig det var å få oversikt over det totale kostnadsbildet.
– De ansatte betalte utlegg med sine private kort, det ble levert inn papirkvitteringer fra høyre og venstre og mange var både krøllete og uleselige. Jeg kunne heller ikke se hvor mange utlegg som var på gang, sier han.
Eaterygruppen er også en stor og geografisk spredt organisasjon, hvor det daglig gjøres et stort antall utlegg. Disse omfatter alt fra råvareinnkjøp til betaling for cateringtransport.Anders Sandkvist Pätsi skjønte raskt at det var behov for en helt ny arbeidsprosess og tok derfor kontakt med Eurocard.
Total gjennomgang av utleggshåndteringen
– Vi hadde allerede et par firmakort fra Eurocard, så jeg ringte kontaktpersonen vår. Sammen gikk vi gjennom hvordan vi jobber med utleggshåndtering, og hvilke ulike typer innkjøp vi gjør, sier Anders Pätsi.
I dag bruker Eatery bare firmakort fra Eurocard hvor de har det endelige betalingsansvaret. Dermed trenger ikke de ansatte å bruke sine private kort, og bedriften har full oversikt over transaksjonsdataene. Alle firmakortene registreres også i Eurocard Portal, et nettbasert verktøy som Anders Pätsi har tilgang til.
Vi har redusert tiden vi bruker på utleggshåndtering med mange timer i uken
– Eurocard Portal har gitt meg full oversikt og kontroll. Jeg ser alle kjøp som skjer med kortene i sanntid, setter kjøpsgrenser og kan legge til nye kort eller sperre kort ved behov, sier han og fortsetter:
Mange timers tidsbesparelse
For en tid tilbake begynte de også å bruke tjenesten Smarte kvitteringer, som gjør det mulig for ansatte å ta bilde av en papirkvittering umiddelbart etter kjøpet, matche den med riktig transaksjon i Eurocard-appen og videresende den til godkjenning.
– Vi håndterer langt færre papirkvitteringer nå enn før. Med de nye kortene, Eurocard-portalen og Smarte kvitteringer er jeg sikker på at vi har redusert tiden vi bruker på utleggshåndtering med mange timer i uken.
Pätsi kan i stedet bruke tiden sin på å jobbe med Eaterys forretningsidé.
– Denne bransjen er i rask utvikling, og vi trengte en betalingsløsning som beveger seg i samme tempo som bedriften. Det har vi nå.
Dette er Eatery
Eaterygruppen er en konseptkjede for mat og konferanser med visjon om å bli Nord-Europas ledende mat- og konferanseaktør for alle aldre. Eatery Sverige har i dag 19 egne restaurant- og konferansefasiliteter i Stockholms-området, Malmö, Lund og Mölndal. I tillegg er det flere Eatery-enheter i Åre og på Arlanda lufthavn. I tillegg til restaurantene lager og leverer de mat til barnehager, barne- og ungdomsskoler, videregående skoler og eldreboliger.
