Idag kämpar många företag med samma problem – utläggshantering. Med borttappade kvitton, oklara reseutlägg och tidskrävande godkännandeprocesser tar det inte lång tid innan utläggshanteringen kan bli väldigt rörigt. Var börjar man ens?

Vi pratade med Gustavo Molano, försäljningschef på Eurocard, för att se om det finns en lösning som kan skapa lite ordning i kaoset.

“Hur företag hanterar sin utläggsrapportering varierar verkligen. En del företag tenderar att fastna i en manuell pappershantering, medan majoriteten av de mellanstora och stora företagen ofta har mer avancerade system. De behöver helt enkelt digitalise

ra för att lätta på arbetsbördan.

Mindre stress

Och det finns fördelar med att digitalisera. Studier visar att digitala verktyg för utläggshantering och korthantering kan reducera rapporteringstiden med 60 procent. Mindre stress för att hinna rapportera, och mer tid för den verkliga affären. Och dessutom gladare medarbetare!

“Det finns redan många välfungerande utläggshanteringssystem på marknaden som kan hjälpa företag att nå just de fördelarna. Många gånger är systemen skräddarsydda för att passa det specifika företaget” säger Gustavo. ”Genom att jobba tillsammans med företagen och deras befintliga system, kan vi hjälpa till att skapa unika, sömlösa och integrerade lösningar.”

Dock är inte alla företag redo att börja använda ett utläggshanteringssystem. ”Många företag verkar tro att det är svårt och tidskrävande och helt enkelt inte värt mödan”. Så de väljer att skjuta på det eller kanske avstå helt.” fortsätter Gustavo.

”Men här har Eurocard har tagit fram en smart och enkel lösning som gör det lätt för företag att komma igång med att digitalisera sina utlägg”.

Inga papperskvitton

Med utläggshanteraren behöver kortinnehavarna bara installera Eurocards app. Sedan kan de börja godkänna transaktioner direkt; utlägg som sedan godkänns av den ansvarige för att sedan digitalt överföras direkt till företagets ekonomisystem.

Men en sak som skapar stora problem för både små och stora företag är hanteringen av papperskvitton. En hantering som verkar ha varit förlegat redan från början;

“Bara tänk er, när en anställd gör ett köp, skapar handlaren en digital version av kvittot i sitt system. Det digitala kvittot skrivs sedan ut som en analog version, som den anställde sedan måste digitalisera om för att kunna göra sin utläggsrapport. Vilken omväg!”

Därför har Eurocard tagit fram ett erbjudande för att hjälpa företag ersätta papperskvitton med digitala kvitton. Ett erbjudande som inte bara får dem att hävda sig i konkurrensen, men som faktiskt gör att den där omvägen istället blir en genväg. En genväg som inte enbart sparar tid och energi, men också pengar.