Fullt utviklede, automatiserte og sentraliserte systemer er ikke bare mer effektivt med tanke på kostnader sammenlignet med manuell håndtering. Det gir også bedrifter og kommunale virksomheter bedre kontroll over de ansattes utlegg, og minimerer risikoen for brudd på egne retningslinjer.

Virksomheter som er finansiert av skattepenger, slik som kommuner, fylkeskommuner og myndigheter, havner med jevne mellomrom i medias søkelys. Administrasjonen og de ansattes utenlandsreiser og regninger for representasjon saumfares, og skaper ofte overskrifter. Med et bedre system for kontroll av utleggene hadde skandaler sannsynligvis kunne vært unngått, og man hadde sluppet alvorlig skade på virksomhetenes omdømme.

For eksempel kan tydeligere regler for utlegg på konferanser og reiser, i kombinasjon med automatiserte og sentraliserte systemer for utleggshåndtering, minimere risikoen for at noe går galt.

– Sentraliserte prosesser der bedriften eier og har kontroll over utleggshåndteringen legger til rette for forbedret kontroll og overensstemmelse med bedriftens retningslinjer. Det kan også ha en potensiell effekt på varemerket og forskjellige interessenters tillit til virksomheten, sier Niklas Arvidsson, professor ved Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm.

Sammen med kollega og doktorgradskandidat Richard Backteman, har han på oppdrag fra Eurocard undersøkt hvordan bedrifter i Norden håndterer sine ansattes reiseregninger og tilhørende utgifter. I studien påpeker de hvordan effektive, automatiserte systemer også kan brukes til å forbedre forretningsdriften, for eksempel oppfølging av hvordan selgere kan reise effektivt og møte de riktige kundene.

En annen stor fordel med robuste og effektive systemer, er at de gjør det enklere å følge opp miljøkonsekvensene av bedriftens reiser. Kanskje flyr de ansatte unødvendig mye, eller lite effektivt, og bidrar dermed til økte klimautslipp.