Det är stor skillnad på hur effektivt nordiska företag hanterar sina reseutlägg. För dem som är villiga att ändra sina rutiner finns miljoner att spara.
De snabbaste företagen lägger i genomsnitt 8 minuter per utlägg, de långsammaste behöver 10 gånger mer tid på sig. Företag i Danmark, Norge och Finland är effektivast eftersom här tillåts digitala kvitton, vilket skattemyndigheterna i Sverige inte accepterar. Forskare vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm har på uppdrag av Eurocard undersökt vilka rutiner företag har för att hantera de anställdas utlägg vid resor och till dem relaterade utgifter samt hur effektiva de är. Resultatet visar att skillnaderna mellan de mest effektiva och de minst effektiva företagen är betydande.
– Studien visar att det finns potential för betydande kostnadsreduceringar om företag automatiserar hanteringen av utlägg, särskilt för företag som växer kraftigt, säger KTH-professorn Niklas Arvidsson, som tillsammans med doktoranden Richard Backteman genomfört studien.
Genomsnittsföretaget i undersökningen har 3 750 anställda och lägger ner 24 minuter per utlägg. Jämfört med de mest effektiva företagen, som hanterar ett enskilt utlägg på 8 minuter, får de minst ett par miljoner kronor högre kostnader på ett år som en direkt följd av ineffektiva rutiner vid hanteringen av utlägg.
Gemensamt för de mest effektiva företagen är att de alla har infört och använder digitala kvitton. Det är således företag i Danmark, Norge och Finland och inte i Sverige där skattemyndigheterna fortfarande inte godkänner annat än papperskvitton. Incitamenten till att ersätta ineffektiva manuella rutiner med effektiva centraliserade och automatiserade system kan vara olika starka mellan företag i olika branscher. Företag med en stor andel resande tjänar förstås mer på att effektivisera utläggshanteringen jämfört med företag där de anställda knappt behöver resa i tjänsten.
– Trenden går tydligt mot en automatisering och centralisering av utläggshanteringen. Men fortfarande är det många företag som inte utnyttjar potentialen till inbesparingar, pengar som de i stället kan lägga på sådant som genererar intäkter, säger Rolf Sten Andersen, VD för Eurocard.
Några fakta ur KTH-rapporten om företagens utläggshantering:
- Genomsnittstiden i ett typföretag för att hantera ett enskilt utlägg är 24 minuter.
- De effektivaste företagen klarar det på 8 minuter.
- De minst effektiva företagen behöver 10 gånger mer på sig än de snabbaste.
