Yritykset, jotka ovat nopeimpia työntekijöiden matkakulujen ja muiden työhön liittyvien kulujen hallinnassa, käyttävät yhden matkalaskun käsittelyyn keskimäärin kahdeksan minuuttia – hitaimmat puolestaan kymmenen kertaa pidemmän ajan. Tehokkaimpia ovat yritykset Norjassa, Suomessa ja Tanskassa, sillä toisin kuin Ruotsissa, näissä maissa veroviranomaiset hyväksyvät digitaaliset kuitit.

Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun (KTH) tutkijat ovat Eurocardin toimeksiannosta tutkineet, millaisia menettelytapoja yrityksillä on työntekijöiden matkakulujen ja muiden työhön liittyvien kustannusten käsittelyssä, ja miten tehokkaita ne ovat. Tulokset osoittavat, että erot tehokkaimpien ja tehottomimpien yritysten välillä ovat merkittäviä.

– Tutkimuksessa ilmeni, että kustannussäästöjen potentiaalia löytyy huomattavasti, jos yritys automatisoi kulujen käsittelyn. Tämä koskee etenkin voimakkaasti kasvavia yrityksiä, kertoo KTH:n professori Niklas Arvidsson, joka toteutti tutkimuksen yhdessä tohtoritutkija Richard Backtemanin kanssa.

Tutkimukseen osallistuneiden yritysten henkilöstömäärä on keskimäärin 3 750 työntekijää, ja yksittäisen matkalaskun käsittelyyn käytetty keskivertoaika on 24 minuuttia. Tehokkaimmat yritykset tekevät saman kahdeksassa minuutissa, ja niihin verrattuna keskivertoyrityksille koituu vähintään pari sataa tuhatta euroa enemmän kulujen hallinnan tehottomuudesta johtuvia kustannuksia.
Tehokkaimpia yrityksiä yhdistää se, että ne kaikki ovat ottaneet käyttönsä digitaaliset kuitit. Nämä ovat Norjassa, Suomessa ja Tanskassa toimivia yrityksiä. Sen sijaan Ruotsissa veroviranomaiset hyväksyvät edelleen vain paperikuitit.

Eri toimialojen yritysten välillä on eroja siinä, miten tärkeänä ne pitävät aikaa vievien manuaalisten toimintatapojen korvaamista tehokkailla, keskitetyillä ja automatisoiduilla järjestelmillä. Yritykset, joissa tehdään paljon työmatkoja, saavat kulujen hallinnan tehostamisesta luonnollisesti suuremmat hyödyt kuin ne yritykset, joiden työntekijöillä ei juurikaan ole työmatkoja.

– Trendi suuntautuu vahvasti kohti kulujen hallinnoinnin automatisointia ja keskittämistä. Edelleen on kuitenkin paljon yrityksiä, jotka eivät hyödynnä säästöpotentiaalia – eivät käytä näitä rahoja johonkin sellaiseen, joka tuo voittoa, sanoo Eurocardin toimitusjohtaja Rolf Sten Andersen.

Muutamia KTH-tutkimusraportin sisältämiä tietoja yritysten kulujen hallinnasta:

• Keskivertoyritys käyttää 24 minuuttia yksittäisen matkalaskun käsittelemiseen.
• Tehokkaimmat yritykset tekevät saman kahdeksassa minuutissa.
• Tehottomimmat yritykset tarvitsevat nopeimpiin verrattuna kymmenkertaisen ajan.