Kun yritys automatisoi kulujen hallinnan, säästöt voivat olla merkittäviä. Lisäksi fiksut sovellukset ja digitaaliset kuitit parantavat työhyvinvointia. Mads Krumhardt Enggren Eurocardilta kertoo tehokkaamman kulujen hallintaprosessin eduista.
Käytät termiä ”the payment automation leap”. Mitä se tarkoittaa?
– Se tarkoittaa, että kaikissa yrityksissä on parannuspotentiaalia. Miten pitkällä digitalisaatiossa olettekin, ja miten hyvin kulujen hallinta onkin automatisoitu, on aina olemassa keinoja tehostaa asioita lisää. Tämä suuri tai pieni askel tuo usein mukanaan niin loistavia tuloksia, että yritykset tuskin uskovat niitä todeksi. Kyseessä on siis askel, joka voi olla monelle yritykselle mullistava.
Mitkä ovat kulujen hallinnan automatisoinnin suurimmat edut?
– Pohjimmiltaan on kyse tehostamisesta. Laskun manuaalisessa käsittelyssä haaskautuu paljon aikaa paperitöihin, ennen kuin on päästy edes raportointivaiheeseen. Lisäksi manuaalinen järjestelmä on erittäin altis inhimillisille virheille, mikä osaltaan aiheuttaa turhaa kitkaa organisaation sisällä. Lisääntynyt automaatio tekee järjestelmästä nopeamman ja luotettavamman. Myös järjestelmään saatava tieto on kattavampaa ja siten hyödyksi strategisissa päätöksissä.
Miten yritykset sitten voivat lisätä automatisaatiotaan?
– Teimme Tukholman Kuninkaallisen teknillisen korkeakoulun kanssa selvityksen, josta ilmeni, että luottokortti oli pääasiallinen maksutapa kaikissa tutkituissa yrityksissä. Tämä ei tullut meille yllätyksenä. Huomasimme myös, että yritysten selvä enemmistö käyttää kulujen hallintaan jonkinlaista ohjelmistoa. Muuten erot olivatkin selkeitä: vain 27 prosenttia yrityksistä käyttää älypuhelinsovelluksia, joiden avulla työntekijät voivat käsitellä kulunsa tien päällä. Kyseessä on todellinen pullonkaula, sillä jollei sovelluksia käytetä, ei myöskään voida ottaa käyttöön esimerkiksi digitaalisia kuitteja, jotka ovat tämän hetken merkittävin trendi.
Kertoisitko lisää digitaalisista kuiteista?
– Kuten nimikin kertoo, ne ovat kuitteja digitaalisessa muodossa, eivät lompakkoon unohtuvia paperilappuja. Kun kuitteja aletaan käsitellä digitaalisesti, niillä voi tehdä vaikka mitä. Ne voidaan esimerkiksi pitää nopeammin ja paremmin järjestyksessä, sekä tietysti siirtää omaan kulunhallintajärjestelmään huomattavasti entistä nopeammin, turvallisemmin ja tehokkaammin. Mutta kuten sanottu, kaikki tämä riippuu siitä, kuinka hyvä välineenä käytettävä sovellus on.
Onko etuja muitakin?
– Kyllä on, ja ne ovat hyvin merkittäviä. Olen puhunut siitä, miten kuluraportoinnin rakennetta voidaan tehostaa, ja tämä luonnollisesti on perusta paremmalle liiketoiminnalle. Automatisointi tuo kuitenkin mukanaan myös kaikenlaisia myönteisiä ”sivuvaikutuksia”, jotka tuottavat arvoa yritykselle. Yritysten on esimerkiksi helpompi seurata toimintaohjeita ja prosesseja, mikä puolestaan vahvistaa yrityksen brändiä sidosryhmien keskuudessa tavalla, jota emme normaalisti yhdistäisi kulujen hallintaan. Odotamme myös, että kuittien digitalisointi ja mahdollisuudet hoitaa kulujen käsittely ”lennossa” tuovat uusia säästöjä, kun tietoja työntekijöiden tekemistä maksuista saadaan jo maksuhetkellä. Työntekijät huomaavat nämä hyödyt ja helppouden nopeasti. Kaikesta tästä on itse asiassa etua myös työnantajakuvalle!
Kolme johtopäätöstä maksuautomaatiosta:
- Oli kulujen hallinta miten automatisoitua tahansa, parannuksille on aina tilaa.
- Älypuhelinsovellus, jonka avulla työntekijät voivat hallita kulujaan tien päällä, on onnistumisen kannalta ratkaiseva tekijä.
- Automatisaatiolla on useita myönteisiä ”sivuvaikutuksia”, kuten toimintaohjeiden ja prosessien noudattamisen helpottuminen, mikä vahvistaa yrityksen brändiä.
