En virksomhed kan spare mange penge på at automatisere sin udlægshåndtering. Men der er flere fordele - medarbejderne bliver gladere og mere motiverede. Her taler Mads Krumhardt Enggren fra Eurocard om fordelene ved effektive processer.
Du taler om ’the payment automation leap’. Hvad betyder det?
Det betyder, at alle virksomheder har muligheden for at forbedre sig. Uanset hvor digitaliseret virksomheden er i dag, og hvor automatiseret din udgiftshåndtering er, kan du gøre den endnu mere effektiv. Det skridt, stort eller lille, giver ofte så fantastiske resultater, at virksomhederne har svært ved at tro på dem. Vi taler om et revolutionerende skridt for rigtig mange virksomheder.
Hvad er de vigtigste fordele ved en mere automatiseret bilagshåndtering?
Det handler grundlæggende om effektivitet. Når virksomheden håndterer en faktura manuelt, spildes meget tid på håndtering af papirer, inden man når til rapporteringsdelen. Derudover er et manuelt system meget sårbart over for menneskelige fejl, hvilket igen skaber unødvendige gnidninger mellem personer i organisationen. Jo mere automatiseret virksomheden bliver, jo hurtigere og mere pålideligt et system får man. Samtidig med at de data, der kommer ind i systemet, bliver mere komplette – og dermed mere brugbare til strategiske beslutninger.
Så hvad kan virksomheder gøre for at blive mere automatiserede?
I det forskningsarbejde, vi gennemførte sidste år i samarbejde med Kungliga Tekniska Högskolan, fandt vi ud af, at 100 pct. af de undersøgte virksomheder anvendte kreditkort som deres primære betalingsmiddel. Det kom ikke som en overraskelse for os. Vi fandt også ud af, at et stort flertal af virksomhederne bruger en eller anden form for program til bilagshåndtering. Men derefter hørte ligheden op: kun 27 pct. af virksomhederne brugte smartphones med app’s, der giver medarbejderne mulighed for at håndtere deres udlæg på farten. Og det er en enorm flaskehals. For bruger virksomheden ikke app’s, kan der ikke implementeres systemer som fx digitale kvitteringer, der er det helt store lige nu.
Kan du fortælle lidt mere om digitale kvitteringer?
Det er egentlig bare, hvad det hedder – en kvittering i digital form i stedet for et stykke papir, som du lægger i din tegnebog og så glemmer alt om. Når du begynder at håndtere dine kvitteringer digitalt, kan du foretage alle mulige smarte ting med dem, fx organisere dem hurtigere og bedre – og selvfølgelig overføre dem til virksomhedens rejseafregningssystem på en meget hurtigere, sikrere og mere effektiv måde.
Er der flere fordele?
Ja, og de er meget vigtige. Jeg har snakket om, hvordan virksomheden strukturelt gør bilagshåndteringen mere effektiv og på den måde skaber grundlag for en bedre forretning. Men når virksomheden begynder at automatisere, får den også glæde af andre positive ”bivirkninger”, der giver ekstra værdi til virksomheden. Fx vil virksomhedens medarbejdere opleve, at det er lettere at overholde policies og processer – og det vil så igen styrke virksomhedens brand på en måde, som vi normalt vil forbinde med et højere niveau af omkostningsstyring. Vi forventer også, at digitaliseringen af kvitteringer og trenden omkring bilagshåndtering ’på farten’ vil give mulighed for endnu større besparelser for virksomhederne, når medarbejdere begynder at tilføje mere information på tidspunktet for betalingen. Noget der er nødvendigt for at nå det næste niveau af besparelser. I sidste ende vil medarbejderne værdsætte fordelene og opnå en bedre arbejdsdag. Og det kommer faktisk også til at fungere som en fordel, når det handler om arbejdsgiverens image!
Tre konklusioner om automatiserede betalinger:
- Uanset hvor automatiseret virksomhedens bilagshåndtering er, er der altid plads til forbedring.
- En smartphone med en app, der giver medarbejderne mulighed for at håndtere deres udgifter på farten, er en afgørende faktor for at lykkes.
- Automatisering har flere positive ”bivirkninger”, fx bedre og lettere efterlevelse af virksomhedens policies og processer – som bidrager til at styrke virksomhedens brand.
