Paperikuittikasoja ja järkälemäisiä Excel-tiedostoja. Kestämätön tilanne. Toyota Material Handling Sweden digitalisoi kulujensa hallinnan ja säästi sekä aikaa että rahaa.
Toyota Material Handling Sweden on materiaalinkäsittely- ja logistiikkaratkaisujen toimittaja. Yritys myy, vuokraa ja huoltaa trukkeja, joita valmistetaan muun muassa Toyotan Ruotsintehtaalla Mjölbyssä. Maria Gråd työskentelee pääkirjanpitäjänä yhtiön pääkonttorissa Solnassa.
– Sadat työntekijämme tekevät kenttätyötä. Siitä tulee paljon kuitteja ja tilityksiä seurattavaksi.
Työntekijät tekivät kulujensa tilitykset vuosikausia niin, että ensin he lajittelivat kuittinsa, sitten tiliöivät ne Excelissä, ja taloushallinto huolehti jatkosta. Tämä oli työlästä kaikille osapuolille.
– Taloushallintoon kertyi kasoittain kuitteja, jotka piti yhteensovittaa tulleiden laskujen kanssa. Teimme työn täysin manuaalisesti Excelissä. Työmäärä oli käsittämätön sekä taloushallinnon että kentällä olevien työntekijöiden kannalta.
Yritys päätti digitalisoida kulujensa hallinnan, ja oli luontevaa kääntyä Eurocardin puoleen. Eurocard oli jo käytössä osalla muista myyntiyhtiöistä Pohjoismaissa, ja Eurocard pystyi integroimaan ratkaisun Toyotan nykyisiin järjestelmiin.
– Otimme yhteyttä Eurocardiin, ja yhdessä löysimme meille erittäin hyvin sopivan ratkaisun. Siinä on kyse pitkälle automatisoidusta kulujen hallinnasta. Työstä on tullut helpompaa kaikkien kannalta. Digitaaliset kuitit voidaan ottaa vastaan, vaikka ne useimmiten ovat kännykällä valokuvattuja kuitteja.
– Tätä nykyä kaikki maksutapahtumat siirtyvät Eurocardilta suoraan meidän järjestelmäämme. Työntekijät tallentavat kuittinsa sovellukseen, jossa ne yhdistetään automaattisesti maksutapahtumien kanssa.
– Järjestelmä on huippuyksinkertainen, ja sen oppii kymmenessä minuutissa. Sujuvuus on iso etu kaikkien osapuolten kannalta. Lisäksi yritys säästää kustannuksissa.
– Laskelmieni mukaan kulujen hallintaan liittyvät kustannukset ovat laskeneet 40–50 prosenttia sen jälkeen, kun otimme tämän ratkaisun käyttöömme. Lisäetuna on vielä se, että yrityksemme luottokorttien hallinta on entistä helpompaa.
– Parasta on, että kaikki kortit ovat täysin hallinnassamme. Eurocardin kautta käytössämme on verkkotyökalu, johon voimme itse kirjautua ja esimerkiksi sulkea kortin sekä nostaa tai laskea käyttörajaa.
– Säästetyn ajan voimme käyttää nyt asiakkaidemme hyväksi, sanoo Maria Gråd.
